Rejony w biznesie to np. wydzielone w granicach oddziału firmy jednostki terytorialne o podobnej wielkości czy liczbie Klientów, z których przychody są podobne. Rejony mogą mieć zastosowanie zarówno w branży kurierskiej, handlowej czy usługowej. Cele, dla których tworzy się rejony mają wymiar zarówno biznesowy – wzrost efektywności obsługi Klientów w terenie, jak i czysto ludzki – sprawiedliwość wynikająca z podobnego obdzielenia pracą. Jak zatem podzielić działania w terenie, tak aby osiągnąć same korzyści?

Rejon czyli co?

Mówiąc „rejon” w kontekście biznesowym nasuwa się skojarzenie z wyznaczonym administracyjnie, geograficznie lub ręcznie terenem, w obrębie którego świadczone są usługi, sprzedawane produkty lub po którym poruszają się zespoły pracowników, obsługujące należących do obszaru Klientów. Bardzo często rejony biznesowe sprowadza się do województw lub obszarów wyznaczonych przez kody pocztowe, bowiem jest to czytelny i wygodny podział. Współczesne narzędzie geomarketingowe dają jednak o wiele, wiele więcej możliwości segmentacji dużego terenu na mniejsze jednostki, uwzględniając takie czynniki jak choćby liczba placówek (sklepów), wielkość areału rolnego, liczebność i struktura (np. poziom zamożności, świadczący o potencjalnych przychodach) Klientów. W zależności od specyfiki branży, w której działa dane przedsiębiorstwo oraz indywidualnych potrzeb firmy, rejony mogą być budowane bardzo elastycznie, uwzględniając wiele parametrów.

Nie człowiek, a algorytm

Średniej wielkości przedsiębiorstwo, którego działanie w dużej mierze zależy od sprawnej obsługi wielu pojedynczych klientów dziennie, spotyka się regularnie z ogromnym wolumenem danych – dane adresowe, dane dotyczące przesyłek, przychody ze sprzedaży, dane odnoszące się do przejechanych tras, etc. Informacje te stanowią wartościową kopalnię wiedzy. Sęk w tym, żeby ją właściwie zinterpretować i przekuć w długoterminowy, efektywny plan biznesowy – czytaj: stworzyć optymalne rejony, które działają. Tu z pomocą dla ludzkiego umysłu (który przy tak dużych i zróżnicowanych porcjach danych nie jest w stanie nimi właściwie zarządzać) przychodzi algorytm, czyli technologia oparta o matematykę. Algorytm ten jest dziś w stanie bez problemu zoptymalizować rejony (często stworzyć je na nowo) działań firmy, w tym także obszary dla pracowników mobilnych analizując wiele parametrów jednocześnie.

Rejony dla pracowników mobilnych

Dziedziną, w której szczególne znaczenie ekonomiczne ale i funkcjonalne mają właściwie wydzielone rejony jest działalność pracowników mobilnych, obsługujących Klientów w terenie. W procesie tworzenia optymalnych rejonów należy na wstępie posiadać odpowiednie dane wejściowe. Dane te powinny zawierać dotychczasową historię odwiedzin Klientów (współrzędne X,Y, daty dostawy, liczby przesyłek, częstotliwość odwiedzin etc.), a także informacje o pojazdach, którymi poruszają się pracownicy i miejsca ich startu i końca. Na podstawie rzetelnych danych historycznych tworzone jest solidne podłoże pod budowę docelowych, optymalnych rejonów z bardzo dużym uwzględnieniem aspektów logistycznych.

Rejonizacja na przykładzie branży kurierskiej

Jednym z najbardziej wyrazistych przykładów wykorzystania rejonizacji w codziennej pracy terenowej jest branża kurierska. Aby właściwie stworzyć rejony działań kurierów, niezbędna jest oczywiście historyczna analiza obsługi Klientów opisana powyżej. Po poprawnym przygotowaniu danych historycznych, należy zdefiniować oczekiwania co do rejonów, czyli w przypadku branży KEP mogą to być: minimalna i maksymalna liczba stopów (Klientów) dziennie, maksymalna czy minimalna liczba przesyłek w rejonie, maksymalna długość dziennej trasy w kilometrach oraz zakładany czas obsługi pojedynczego Klienta przy jednej lub kilku przesyłkach. Efektem procesu optymalizacji jest stworzenie docelowych rejonów kurierów. Na podstawie tych danych powstają gotowe mapy, czytelnie prezentujące podział terenu wraz ze spodziewanym obciążeniem kurierów.

Po co właściwie tworzymy rejony?

Jak zostało nadmienione we wstępie artykułu – właściwa rejonizacja niesie ze sobą zarówno korzyści ekonomiczne, jak i społeczne. Konkretnie, powstałe obszary są zrównoważone zarówno pod względem wolumenu paczek, jak i kilometrów przejechanych przez pracowników. Jakość pracy kierowcy zostaje poprawiona, a jego czas pracy zracjonalizowany.
Niewątpliwą korzyścią właściwie tworzonych (i dynamicznie modyfikowanych) rejonów jest możliwość predykcji zasobów zarówno ludzkich jak i sprzętowych w zależności od spodziewanego wolumenu zamówień. Aspekt ten ma szczególne zastosowanie zwłaszcza w czasie tzw. pików, czyli znacznych, okresowych wzrostów liczby zleceń których wielkość (a co za tym idzie liczbę kurierów) można prognozować jako jeden z parametrów.

Olbrzymie znacznie ma też kwestia sortowania paczek w oddziałach. Wiedząc wcześniej, do jakiego rejonu przesyłka jest kierowana możliwe jest stworzenie odpowiednich etykiet, które umożliwią automatyczne posortowanie przesyłek.

Czy rejony, w których działają Twoi pracownicy są optymalne?